Cara Membuat Surat-surat Sesuai dengan Susunannya
Balerumah.com – Surat adalah sarana komunikasi yang ditunjukkan untuk pengajuan, permohonan, dan menyampaikan sesuatu secara tertulis. Surat dibagi menjadi 2, surat resmi dan tidak resmi. Dan dalam penggunaannya, surat dibedakan menjadi 4, surat pribadi, surat niaga, surat pemerintah, dan surat sosial.
1. Kop Surat/Kepala Surat
Bagian ini merupakan identitas singkat dari sebuah organiasi/ lembaga/ perusahaan/ kentor yang umumnya berisi:
a. Nama
b. Alamat
c. No telpon/ email/ website
d. Logo
2. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat perlu dibuat, agar kia tahu kapan ditulis. Cara penulisannya tanggal kemudian diikuti bulan dan tahun. Tidak perlu menyebutkan nama kota sebelum tanggal surat apabila sudah ada di kop surat.
3 Nomor Surat
Nomor surat biasanya terdiri atas nomor urut kode intern organisasi, bulan, dan tahun pembuatan. Angka tahun seharusnya ditulis lengkap. Contoh:
Nomor: 12/BB/X/2020
4. Lampiran
Lampiran adalah berkas yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Biasanya berupa surat, fotokopi, dan dokumen lainnya. Bila tidak ada berkas yang diselipkan dalam surat tersebut, maka bagian itu harus di isi dengan tanda (-)
Contoh:
Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Dalam menulis hal surat, harus ditulis dengan huruf capital pada huruf awal dan tidak boleh diakhiri dengan tanda titik.
Contoh:
Alamat tujuan ada dua macam: alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar ditulis pada sampul, sedangkan alamat dalam ditulis pada kertas surat.
Contoh penulisan alamat sebagai berikut:
Salam pembuka ini tidak wajib ada dalam surat, tapi demi kehormatan, perlu untuk menggunakannya. Salam, pembuka dilitakkan di atas isi surat dengan tulisan miring. Contoh:
Via: Pixabay
Jenis-jenis Surat
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Pengirim surat pribadi biasanya menyebut dirinya dengan kata “saya”. Jika dilihat dari isinya, surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
a. Surat pribadi yang isinya privasi, seperti surat kepada orangtua, keluarga, kerabat, dan lainnya.
b. Surat pribadi yang bersifat resmi, misalnya surat yang dikirim untuk pejabat atau instansi kepada perusahaan atau organisasi. Misalnya surat lamaran kerja.
2. Surat Pemerintah/Surat Dinas
Surat pemerintah atau surat dinas merupakan surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah.
3. Surat Niaga/Bisnis
Surat ini merupakan surat yang digunakan oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan. Surat-surat niaga menggunakan bentuk yang bervariasi dengan bahasa yang lebih luwes, namun harus tetep resmi.
4. Surat Sosial
Surat ini surat yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan, baik untuk kepentingan organiasi maupun untuk kepentingan sosial.
Susunan Surat
Adapun susunan surat yang formal adalah sebagai berikut:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Pengirim surat pribadi biasanya menyebut dirinya dengan kata “saya”. Jika dilihat dari isinya, surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
a. Surat pribadi yang isinya privasi, seperti surat kepada orangtua, keluarga, kerabat, dan lainnya.
b. Surat pribadi yang bersifat resmi, misalnya surat yang dikirim untuk pejabat atau instansi kepada perusahaan atau organisasi. Misalnya surat lamaran kerja.
2. Surat Pemerintah/Surat Dinas
Surat pemerintah atau surat dinas merupakan surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah.
3. Surat Niaga/Bisnis
Surat ini merupakan surat yang digunakan oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan. Surat-surat niaga menggunakan bentuk yang bervariasi dengan bahasa yang lebih luwes, namun harus tetep resmi.
4. Surat Sosial
Surat ini surat yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan, baik untuk kepentingan organiasi maupun untuk kepentingan sosial.
Susunan Surat
Adapun susunan surat yang formal adalah sebagai berikut:
1. Kop Surat/Kepala Surat
Bagian ini merupakan identitas singkat dari sebuah organiasi/ lembaga/ perusahaan/ kentor yang umumnya berisi:
a. Nama
b. Alamat
c. No telpon/ email/ website
d. Logo
2. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat perlu dibuat, agar kia tahu kapan ditulis. Cara penulisannya tanggal kemudian diikuti bulan dan tahun. Tidak perlu menyebutkan nama kota sebelum tanggal surat apabila sudah ada di kop surat.
3 Nomor Surat
Nomor surat biasanya terdiri atas nomor urut kode intern organisasi, bulan, dan tahun pembuatan. Angka tahun seharusnya ditulis lengkap. Contoh:
Nomor: 12/BB/X/2020
4. Lampiran
Lampiran adalah berkas yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Biasanya berupa surat, fotokopi, dan dokumen lainnya. Bila tidak ada berkas yang diselipkan dalam surat tersebut, maka bagian itu harus di isi dengan tanda (-)
Contoh:
Nomor: 67/FK/V/20205. Hal/Perihal
Lampiran: -
Hal: Undangan
Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Dalam menulis hal surat, harus ditulis dengan huruf capital pada huruf awal dan tidak boleh diakhiri dengan tanda titik.
Contoh:
Hal: Lamaran Pekerjaan6. Alamat Tujuan
Perihal: Permohonan Izin
Alamat tujuan ada dua macam: alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar ditulis pada sampul, sedangkan alamat dalam ditulis pada kertas surat.
Contoh penulisan alamat sebagai berikut:
Yth. Kepala Desa Babelan Kota7. Salam Pembuka
Jl. Gelora Desa Babelan Kota
Bekasi
Salam pembuka ini tidak wajib ada dalam surat, tapi demi kehormatan, perlu untuk menggunakannya. Salam, pembuka dilitakkan di atas isi surat dengan tulisan miring. Contoh:
Dengan hormat,
……………………………………………………………….
8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Ini dapat disesuaikan dengan apa yang hendak disampaikan.
9. Salam Penutup
Jika di awal menggunakan salam pembuka, maka jangan lupa menggunakan salam penutup. Salam penutup juga mesti sesuai dengan salam pembuka.
Contoh:
Hormat saya
Wassalamualaikum Wr. Wb.
10. Nama Pengirim Surat
Di akhir surat, ada unsur yang biasanya dicantumkan dalam pengiriman surat. Hal tersebut meliputi: nama organisai, jabatan pengirim, tanda tangan, nama pengirim, dan keterangan lain. Nama organisasi bisa diccantumkan, bisa juga tidak. Dalam surat niaga, nama organisasi masih sering dicantumkan, jika tidak menggunakan kop surat.
Contoh:
PT Putra Setya Jaya
Direktur Utama
(tanda tangan)
Rahmat Wahyudi
11. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan. Bagian ini dituliskan pada margin/pias sebelah kiri sejajar dengan bagian isi surat. Kata “tembusan” ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertamanya saja.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMK Pelita Bangsa
2. Dr. Abdurrahman, M. Si
Demikianlah ulasan kami tentang cara membuat surat sesuai dengan susunannya. Apabila artikel ini bermanfaat silahkan bagikan.
……………………………………………………………….
8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Ini dapat disesuaikan dengan apa yang hendak disampaikan.
9. Salam Penutup
Jika di awal menggunakan salam pembuka, maka jangan lupa menggunakan salam penutup. Salam penutup juga mesti sesuai dengan salam pembuka.
Contoh:
Hormat saya
Wassalamualaikum Wr. Wb.
10. Nama Pengirim Surat
Di akhir surat, ada unsur yang biasanya dicantumkan dalam pengiriman surat. Hal tersebut meliputi: nama organisai, jabatan pengirim, tanda tangan, nama pengirim, dan keterangan lain. Nama organisasi bisa diccantumkan, bisa juga tidak. Dalam surat niaga, nama organisasi masih sering dicantumkan, jika tidak menggunakan kop surat.
Contoh:
PT Putra Setya Jaya
Direktur Utama
(tanda tangan)
Rahmat Wahyudi
11. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan. Bagian ini dituliskan pada margin/pias sebelah kiri sejajar dengan bagian isi surat. Kata “tembusan” ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertamanya saja.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMK Pelita Bangsa
2. Dr. Abdurrahman, M. Si
Demikianlah ulasan kami tentang cara membuat surat sesuai dengan susunannya. Apabila artikel ini bermanfaat silahkan bagikan.